TIETOSUOJA

Tietosuojasta lyhyesti

WitMill Oy noudattaa kaikessa toiminnassaan hyvää tutkimustapaa, jonka keskeisiä periaatteita ovat luotettavuus, läpinäkyvyys ja turvallisuus. WitMillille on tärkeää, että niin tutkimusvastaajamme, asiakkaamme kuin yhteistyökumppanimme tietävät, että kaikkea heidän antamaansa tietoa käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. WitMillin toimintatavat nojaavat EU:n ja Suomen lainsäädäntöön. Varmistamme, että omassa toiminnassamme yksityishenkilöiden henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja läpinäkyvästi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalainsäädännön tietoturvavelvoitteita noudattaen. Tässä henkilötietoja ja tietosuojaa koskevassa julkilausumassa kerromme, mitä tietoja keräämme, mihin käytämme keräämiämme tietoja ja miten niitä käsitellään. Kerromme myös, mitkä ovat sinun oikeutesi tutkimusvastaajana, asiakkaana, toimittajana ja yhteistyökumppanina.

Henkilötiedolla tarkoitetaan tässä julkilausumassa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistamme henkilötietoihin, esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, käsittelemistä, säilyttämistä ja poistamista. Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perusteena voi olla asiakkuuksien hoito, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä WitMillin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Käsittelyperusteena voi olla myös markkinointi, myynti, viestintä tai henkilön suostumus.Tiedotamme tällä sivustolla henkilötietojen käsittelyssä ja tietosuojassa tehdyistä muutoksista. Tämä julkilausuma on päivitetty 5.5.2021.

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

Asiakas- ja toimittajarekisteriin tallennetaan toimeksiantojen toteuttamisen, laskuttamisen ja palveluiden maksamisen sekä markkinoinnin edellyttämiä tietoja. Asiakkaista ja toimittajista (alihankkijoista) tallennetaan:

organisaation nimi

yhteyshenkilön nimi

sähköpostiosoite

postiosoite

puhelinnumero

laskutus- tai maksuosoite

tarjous- ja tilaustiedot

mahdolliset asiakaspalautteet

Asiakkaiden ja toimittajien tietoja kerätään heiltä itseltään toimeksiantojen yhteydessä. Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteystietoja kerätään markkinointirekisteriin, johon tallennetaan organisaatio- ja yhteyshenkilötietoja. Potentiaalisten asiakkaiden ja yhteystyökumppaneiden tietoja kerätään markkinointia varten verkosta ja eri rekistereistä. Potentiaalisista asiakkaista ja yhteistyökumppaneista tallennetaan organisaation ja yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Markkinointirekisteriin tallennetaan myös markkinointikirjeiden avaamiseen ja klikkauksiin liittyvää historiatietoja MailChimp-ohjelman kautta tehtyihin postituksiin perustuen.

Mihin käytämme tietojasi

Tutkimusvastaajat

Kussakin WitMill Oy:n toteuttamassa tutkimuksessa, esim. verkkokyselyissä, haastatteluissa ja ryhmäkeskusteluissa  tutkimusvastaajan antamia tietoja käytetään ensisijaisesti tutkimustulosten tuottamiseen, analysointiin ja raportointiin. Tutkimustulokset raportoidaan tutkimuksen tilaajalle pääsääntöisesti sellaisessa muodossa, että yksittäisiä vastaajia ei voida tunnistaa. Jos vastaaja kuitenkin voidaan tunnistaa raportissa (esim. tapaustutkimukset), ilmoitetaan tulosten esittämisen tavasta vastaajalle ja vastaajalle annetaan mahdollisuus vaikuttaa tulosten esittämisen tapaan, esim. lisäämällä anonymiteettiä. Tutkimusvastaajien antamista tiedoista voidaan muodostaa uusia johdettuja tietoja, joita voidaan käyttää tutkimustulosten analysoimiseen sekä WitMillin omien rekisterien ja asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden rekisterien rikastamiseen. Tutkimusvastaajan antamia henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei tutkimusvastaaja anna tähän erikseen lupaa.

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

WitMill Oy kerää myös tietoja asiakkaistaan, toimittajistaan ja yhteistyökumppaneistaan projektien yhteydessä palvelujen tarjoamiseksi, asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi sekä palveluiden markkinoimiseksi.  Asiakkaista kerättyjä tietoja käytetään asiakkuussuhteiden hoitamiseen ja markkinointiin sekä WitMillin liiketoiminnan kehittämiseen.

Miten käsittelemme tietojasi

Tutkimusvastaajat

WitMillin rekistereihin ei sisälly manuaalista aineistoa. Verkkokyselyiden toteuttamisessa käytämme SurveyMonkeyn ohjelmistoa; voit tutustua SurveyMonkeyn tietosuojaan tästä linkistä. Henkilötietoja säilytetään EU-alueella, mutta niitä on tarvittaessa mahdollista käsitellä EU:n ulkopuolelta. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä tieteellistä tutkimusta varten. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli WitMill Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

WitMillin rekistereihin ei sisälly manuaalista aineistoa. Asiakas- ja toimittajarekisterin ja yhteistyökumppanien tietoja käytetään vain WitMillin omassa toiminnassa eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

Sinun oikeutesi

Tutkimusvastaajat

Rekisteröidyllä tutkimusvastaajalla on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröity näkee omat henkilötietonsa omat tiedot-osiosta ja voi niitä itse muuttaa. Säilytämme tutkimusvastaajien henkilötietoja niin kauan, kuin henkilö on Mielipidetorin jäsen. Rekisteristä eroamisen yhteydessä rekisteröity voi pyytää poistamaan omat henkilötietonsa ja kieltää niiden hyödyntämisen tutkimus- ja markkinointitarkoituksessa jatkossa. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa järjestelmästä kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Henkilö voi lähettää pyynnön tietojensa poistoon sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@mielipidetori.fi. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi

palauttaa poistettuja henkilötietoja.

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

Asiakkailla, toimittajilla ja yhteistyökumppaneilla on oikeus tarkastaa omat tietonsa lähettämällä tätä koskevan pyynnön sähköpostitse tietosuoja@witmill.fi. Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit voivat pyytää omien tietojensa korjaamista lähettämällä tätä koskevan pyynnön sähköpostitse tietosuoja@witmill.fi

Asiakas- ja toimittajatietoja säilytämme toimeksiantojen päättymisen jälkeen. Yhteyshenkilöiden pyynnöstä asiakkaiden ja toimittajien tiedot voidaan poistaa rekistereistä kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@witmill.fi.

Yhteistyökumppanit voivat pyytää yhteystietojensa poistamisen markkinointirekisteristä lähettämällä erikseen pyynnön yhteystietojensa poistamiseksi osoitteeseen tietosuoja@witmill.fi. Yhteystiedot poistetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisterin pitäjän yhteystiedot

Rekisterin pitäjän nimi: WitMill Oy

Rekisterin pitäjän postiosoite: Lapiosaarenkatu 7 C 20 33250 Tampere

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön nimi: Heli Paavola

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön sähköposti: heli.paavola@witmill.fi

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön puhelinnumero: +358 50 428 0873