Tietosuoja

TIETOSUOJA

Tietosuojasta lyhyesti

WitMill Oy noudattaa kaikessa toiminnassaan hyvää tutkimustapaa, jonka keskeisiä periaatteita ovat luotettavuus, läpinäkyvyys ja turvallisuus. WitMillille on tärkeää, että niin tutkimusvastaajamme, asiakkaamme kuin yhteistyökumppanimme tietävät, että kaikkea heidän antamaansa tietoa käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti. WitMillin toimintatavat nojaavat EU:n ja Suomen lainsäädäntöön. Varmistamme, että omassa toiminnassamme yksityishenkilöiden henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja läpinäkyvästi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalainsäädännön tietoturvavelvoitteita noudattaen. Tässä henkilötietoja ja tietosuojaa koskevassa julkilausumassa kerromme, mitä tietoja keräämme, mihin käytämme keräämiämme tietoja ja miten niitä käsitellään. Kerromme myös, mitkä ovat sinun oikeutesi tutkimusvastaajana, asiakkaana, toimittajana ja yhteistyökumppanina.

 

Henkilötiedolla tarkoitetaan tässä julkilausumassa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistamme henkilötietoihin, esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, käsittelemistä, säilyttämistä ja poistamista. Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perusteena voi olla asiakkuuksien hoito, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä WitMillin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Käsittelyperusteena voi olla myös markkinointi, myynti, viestintä tai henkilön suostumus.Tiedotamme tällä sivustolla henkilötietojen käsittelyssä ja tietosuojassa tehdyistä muutoksista. Tämä julkilausuma on päivitetty 8.6.2018

 

Mitä tietoja keräämme ja mistä?

Mielipidetorille rekisteröityneet tutkimusvastaajat

 

WitMill Oy:llä on käytössä mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttamista varten Mielipidetori-niminen internet-paneeli, jonka avulla toteutetaan mielipide- ja markkinatutkimuksia internetin välityksellä. WitMill Oy kerää Mielipidetori-järjestelmään sisältyvät tiedot järjestelmiin rekisteröitymisen ja järjestelmien puitteissa tehtyjen tutkimusten yhteydessä. Rekisterin henkilöt ovat antaneet WitMillille suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn mielipide- ja markkinatutkimuksissa. Käsiteltävät tiedot ovat em. järjestelmään vapaaehtoisesti liittyneiden henkilöiden WitMillille itse antamia nimi-, osoite- ja taustatietoja sekä tutkimuksiin osallistumisen yhteydessä itse antamia tietoja. Rekisteröitymisen yhteydessä tutkimusvastaajilta kerätään seuraavat tiedot:

  • nimi
  • käyttäjätunnus
  • sukupuoli
  • syntymävuosi
  • kotiosoite (postinumero, kaupunki, katuosoite)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • kotitalouden koko (aikuisten lukumäärä, alle 18-v. lasten lukumäärä)
  • koulutustaso
  • tulotaso
  • mielenkiinnon kohteet

 

Rekisteröitynyt näkee nämä tietonsa omat tiedot-sivulta ja voi niitä päivittää halutessaan.

Tutkimuksiin osallistumisen perusteella rekisteröidystä tallennetaan osallistumishistoriaa, esim. kyselyvastauksia ja keskusteluun osallistumisen yhteydessä annettuja kommentteja. Rekisteröityneelle annetaan tutkimuksiin osallistumisen perusteella pisteitä, jotka rekisteröitynyt voi lunastaa esim. elokuvalippuina. Rekisteröityneestä tallennetaan tähän liittyen pistetietoja ja tietoja palkintojen maksamisesta ja lunastamisesta.

 

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

 

Asiakas- ja toimittajarekisteriin tallennetaan toimeksiantojen toteuttamisen, laskuttamisen ja palveluiden maksamisen sekä markkinoinnin edellyttämiä tietoja. Asiakkaista ja toimittajista (alihankkijoista) tallennetaan:

 

  • organisaation nimi
  • yhteyshenkilön nimi
  • sähköpostiosoite
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • laskutus- tai maksuosoite
  • tarjous- ja tilaustiedot
  • mahdolliset asiakaspalautteet

Asiakkaiden ja toimittajien tietoja kerätään heiltä itseltään toimeksiantojen yhteydessä. Asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteystietoja kerätään markkinointirekisteriin, johon tallennetaan organisaatio- ja yhteyshenkilötietoja. Potentiaalisten asiakkaiden ja yhteystyökumppaneiden tietoja kerätään markkinointia varten verkosta ja eri rekistereistä. Potentiaalisista asiakkaista ja yhteistyökumppaneista tallennetaan organisaation ja yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Markkinointirekisteriin tallennetaan myös markkinointikirjeiden avaamiseen ja klikkauksiin liittyvää historiatietoja MailChimp-ohjelman kautta tehtyihin postituksiin perustuen.

 

Mihin käytämme tietojasi

Mielipidetorille rekisteröityneet tutkimusvastaajat

 

Mielipidetori on WitMill Oy:n omistama kansalais- ja kuluttajapaneeli, jota käytetään tutkimustiedon tuottamiseen tieteellisiä, yleishyödyllisiä ja kaupallisia tarkoituksia varten. Rekisteröitymisen yhteydessä paneelin jäsenen antamia henkilötietoja (nimi, sukupuoli, syntymävuosi, asuinpaikan postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotitalouden koko, koulutustaso, tulotaso, mielenkiinnon kohteet) käytetään seulonnassa, eli kuhunkin tutkimukseen sopivien henkilöiden poiminnassa. Kussakin Mielipidetorilla toteutetussa tutkimuksessa, esim. verkkokyselyissä ja keskusteluissa rekisteröidyn tutkimusvastaajan antamia tietoja käytetään ensisijaisesti tutkimustulosten tuottamiseen, analysointiin ja raportointiin. Tutkimustulokset raportoidaan tutkimuksen tilaajalle sellaisessa muodossa, että yksittäisiä vastaajia ei voida tunnistaa. Tutkimusvastaajien antamista tiedoista voidaan muodostaa uusia johdettuja tietoja, joita voidaan käyttää tutkimustulosten analysoimiseen sekä WitMillin omien rekisterien ja asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden rekisterien rikastamiseen. Tutkimusvastaajan antamia henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei tutkimusvastaaja anna tähän erikseen lupaa.

 

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

 

WitMill Oy kerää myös tietoja asiakkaistaan, toimittajistaan ja yhteistyökumppaneistaan projektien yhteydessä palvelujen tarjoamiseksi, asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi sekä palveluiden markkinoimiseksi. Asiakkaista kerättyjä tietoja käytetään asiakkuussuhteiden hoitamiseen ja markkinointiin sekä WitMillin liiketoiminnan kehittämiseen.

 

Miten käsittelemme tietojasi

Mielipidetorille rekisteröityneet tutkimusvastaajat

 

Mielipidetorin rekistereihin ei sisälly manuaalista aineistoa. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muin toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Käsittelemme keräämiämme henkilötietoja huolellisesti, turvallisesti ja luottamuksellisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt, joiden on työnsä vuoksi välttämätöntä käsitellä niitä ja jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Salassapitosopimukseen sisältyy sitoutuminen vaitiolovelvollisuuteen. Tunnistettavia henkilötietoja, joita ovat nimi, katuosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, käsitellään vain silloin, kun se on välttämätöntä ja silloinkin se tehdään yksityisyydensuojaa vaarantamatta. Yhteistyökumppaneilta edellytämme sitoutumista voimassa olevaan lainsäädäntöön.

 

Verkkokyselyiden toteuttamisessa käytämme SurveyMonkeyn ohjelmistoa; voit tutustua SurveyMonkeyn tietosuojaan tästä linkistä.

Henkilötietoja säilytetään EU-alueella, mutta niitä on tarvittaessa mahdollista käsitellä EU:n ulkopuolelta. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

 

Mielipidetorin tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi WitMillin yhteistyökumppaneille sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Mielipidetorin toiminta-ajatusta. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä tieteellistä tutkimusta varten. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli WitMill Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

 

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

 

WitMillin rekistereihin ei sisälly manuaalista aineistoa. Asiakas- ja toimittajarekisterin ja yhteistyökumppanien tietoja käytetään vain WitMillin omassa toiminnassa eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

 

Sinun oikeutesi

Mielipidetorille rekisteröityneet tutkimusvastaajat

 

Mielipidetoriin rekisteröidyllä tutkimusvastaajalla on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröity näkee omat henkilötietonsa omat tiedot-osiosta ja voi niitä itse muuttaa. Säilytämme tutkimusvastaajien henkilötietoja niin kauan, kuin henkilö on Mielipidetorin jäsen. Rekisteristä eroamisen yhteydessä rekisteröity voi pyytää poistamaan omat henkilötietonsa ja kieltää niiden hyödyntämisen tutkimus- ja markkinointitarkoituksessa jatkossa. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa järjestelmästä kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Henkilö voi lähettää pyynnön tietojensa poistoon sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@mielipidetori.fi. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi

palauttaa poistettuja henkilötietoja.

 

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

 

Asiakkailla, toimittajilla ja yhteistyökumppaneilla on oikeus tarkastaa omat tietonsa lähettämällä tätä koskevan pyynnön sähköpostitse tietosuoja@witmill.fi. Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit voivat pyytää omien tietojensa korjaamista lähettämällä tätä koskevan pyynnön sähköpostitse tietosuoja@witmill.fi

 

Asiakas- ja toimittajatietoja säilytämme toimeksiantojen päättymisen jälkeen. Yhteyshenkilöiden pyynnöstä asiakkaiden ja toimittajien tiedot voidaan poistaa rekistereistä kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@witmill.fi.

 

Yhteistyökumppanit voivat pyytää yhteystietojensa poistamisen markkinointirekisteristä lähettämällä erikseen pyynnön yhteystietojensa poistamiseksi osoitteeseen tietosuoja@witmill.fi. Yhteystiedot poistetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

 

Rekisterin pitäjän yhteystiedot

 

Rekisterin pitäjän nimi: WitMill Oy

Rekisterin pitäjän postiosoite: Lapiosaarenkatu 7 C 20 33250 Tampere

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön nimi: Heli Paavola

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön sähköposti: heli.paavola@witmill.fi

Rekisterin pitäjän yhteyshenkilön puhelinnumero: +358 50 428 0873

 

 

WitMill Oy

 

Älykkäitä ja inspiroivia ratkaisuja päätöksenteon tueksi.

 

Osaamisemme perustuu liki 20 vuoden kokemukseen tieteellisestä ja kaupallisesta tutkimustyöstä ja johdon konsultoinnista.

Ota yhteyttä!

 

 

Sähköposti: info@witmill.fi

Puhelin: +358 50 428 0873

Blogi: WitMill - Insights

Copyright © WitMill Oy